Llevo dos o tres semanas buscando aplicaciones que me ayuden a organizar el trabajo del departamento y el mío. Creo que por fin las he encontrado (gracias a Mauro A. Fuentes (@fotomaf) y Xavier Yelmo (@undespistado) que me las recomendaron).

Gestión de tareas en equipo

Producteev

Es una sencilla aplicación que te permite organizar de forma eficaz tanto las tareas del departamento, como las tuyas.

Las principales ventajas de la aplicación son:

• Es muy fácil y rápido crear una tarea. Con tan solo unos clics tienes la tarea guardada y correctamente asignada.
• Puedes diferenciar grupos de tareas en diferentes espacios de trabajo para no mezclar cosas.
• Puedes crear tareas desde la versión web, el correo, mensajería instantánea y aplicación de iPhone/BlackBerry.
• Las aplicaciones son gratuitas y tenéis una semana de prueba del servicio.
• Puedes sincronizarlo con Google Calendar y Google Tasks.
• Pero la característica que la diferencia del resto, es que en lugar de enviar las tareas por email, puedes asingarlas a una persona en concreto y puedes hacer el seguimiento del estatus, enviar/recibir comentarios, etc.

Llevamos pocas semanas con usando producteev.com, pero he notado una mejora clara en el rendimiento y la coordinación del equipo, las reuniones de estatus son mucho más rápidas,… vamos que de momento todo es positivo.

Sólo debéis evitar meter tareas demasiado “pequeñas”, pues esto os generará ruido innecesario.

Os dejo un tutorial sobre la aplicación para que os hagáis una mejor idea:

Ver video

Gestión personal de tareas

Pocket Informant

Esta app es la que más se debe adaptar a vuestra manera de organizaros. A mi me parece una app muy útil, pero no tiene porque servirle a todo el mundo. Os aconsejo ver el vídeo para que os hagáis una idea de su funcionamiento antes de descargarla.

Las principales ventajas son:

• Tener toda la información en una misma aplicación: puedes visualizar en un mismo sitio tus tareas y eventos, como las del equipo (bien via Google Calendar o añadiendo el calendario de Producteev). Te permite hacer filtros, por lo que normalmente la usarás para ver sólo tus cosas, pero cuando sea necesario puedes visualizar las de una persona en concreto, y así poder programar reuniones y/o tareas.
• Te permite organizar las tareas por proyectos: es decir puedes vincular/agrupar las tareas que pertenezcan a una mismo proyecto. De esta forma tienes una visión global, un “camino” claro a seguir, etc.
• Sólo pagas por la aplicación.
• Tiene aplicación para iPhone, iPad, Android y BlackBerry, pero no versión web (no tiene aplicación universal iPhone/iPad. Tienes que bajarte y pagar por las dos. Creo que merece la pena).
• Es muy sencilla de usar. Al principio puede resultar “demasiado grande”, pero te acostumbras rápido.
• Puedes dejar la configuración estándar, o personalizar infinidad de detalles. Todo depende de tu nivel de “obsesión”

Aquí os dejo un tutorial más o menos actualizado (el que viene en la propia app es mejor, pero no he conseguido encontrarlo) y los links a su web y a la app en iTunes:

Ver video

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[Actualización: he añadido una tercena aplicación para escribir desde iPad]

Desde que hace algo más de un año Apple lanzase el iPad, han ido apareciendo una serie de aplicaciones que cada vez hacen menos necesario un ordenador para escribir post.

En mi caso, cada vez uso más el iPad, y dejo el ordenador para los últimos retoques del post. Al no ser un ordenador estándar, hay menos distracciones y resulta más fácil concentrarse. Además puedes escribir en cualquier sitio cómodamente (no como con muchos portátiles).

Por eso quiero compartir con vosotros las herramientas que uso, no solo para escribir, sino para gestionar el blog desde mi iPad.

Para escribir

1. Blogsy

Es una aplicación que acaba de salir al mercado y que te permite editar un post, casi con tanta comodidad, como desde la administración de tu blog.

Lo más destacado es lo fácil que resulta embeber fotos y vídeos. En el lateral derecho tienes acceso a Flickr, Picasa, Youtube, Google y un navegador estándar. Sólo con seleccionar y arrastrar la foto o el vídeo y soltarlo en el lugar deseado ya estaría insertado.

Para que veáis todas las funcionalidades podéis acceder a su web o ver el tutorial que os dejo:

Ver video

Os dejo los enlaces a su web y a la AppStore [ìTunes link]

2. iA Writer

Para las ocasiones en las que necesites inspiración, una de las cosas más importantes es eliminar todas las distracciones posibles. Para estos casos iA Writer [ìTunes link] es perfecto.

Con esta aplicación “sólo” podrás escribir. Tiene un teclado extendido para hacer más fácil la escritura, pero nada más. No puedes editar el texto, ni insertar fotos o vídeos,… ¡nada! Digamos que es lo contrario a Blogsy.

Os dejo el tutorial para que la veáis de cerca.

Ver video

También os dejo el enlace a la App Store [ìTunes link]

3. QuickWordpress

Se me ocurrió preguntar a Daniel Peris (el blogger responsable de iPadizate) por aplicaciones para escribir desde un iPad, y no sólo me recomendó una, ¡sino que hizo una review sobre ella! Así que lo mínimo que podía hacer es actualizar el post.

Me he bajado la aplicación, y aunque aun no la he probado, tiene muy buena pinta. Para mi lo más destacado es que puedes editar post ya publicados (como en la aplicación oficial de WordPress), tiene teclado expandido al estilo de iA Writer y te permite gestionar dos blogs. Aquí os dejo el link a la AppStore [ìTunes link]

Gestión del blog

1. WordPress

La verdad es que la aplicación oficial de WordPress para iPad [ìTunes link] no me gusta demasiado. He tenido varias experiencias malas con ella editando posts. El uso que le doy es fundamentalmente el de gestionar los comentarios.

En Twitter he leído que la gente la usa para escribir, pero la verdad es que a mi siempre me ha resultado incómoda para eso. Escribiendo este post, me he vuelto a probar la edición de posts. Ha mejorado, pero sigue estando lejos del resto.

2. Analytics HD

Para analizar las estadísticas del blog utilizo Analytics HD [ìTunes link] Es una de las aplicaciones más completas para llevar el control de vuestro blog. Es un poco cara (5,49€) pero funciona a la perfección y te permite estar al día del comportamiento de tu site.

Os pego un pantallazo para que os hagáis una idea de su aspecto

¿Qué otras aplicaciones similares a estas conocéis? Cada día salen nuevas, o se mejoran algunas de las existentes, y es imposible estar al día.

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El último libro de Seth Godin, Linchpin ¿eres indispensable? parece que sigue fiel a su estilo: una idea principal potente, que todos podemos haber pensado o intuido alguna vez, pero que puesta por escrito nos hace pensar (al menos esto es lo que transmite en una entrevista que le hicieron en Techcrunch TV).

La idea principal es que el modelo de trabajo en el que un jefe ordena y supervisa, y el empleado espera a recibir órdenes y sólo hace lo que le piden, se ha quedado obsoleto.

Desde la revolución industrial este es el modelo que hemos usado en el trabajo y que hemos enseñado en los colegios. Si lo pensamos un momento a todos se nos ocurre un compañero o empresa donde esta es la norma.

¿A qué os vienen a la cabeza comentarios del tipo: a mí nadie me ha dicho, o no me dijeron que, o ese no es mi trabajo…? Esto último en algunos países es “norma de la casa”.

Nos tenemos que dar cuenta que si nuestro enfoque en el trabajo es este, somos personas fácilmente reemplazables. Una persona que ejecute órdenes es relativamente fácil de encontrar.

El trabajador más valioso (indispensable) es aquel que tiene claro cuál es el próximo paso, el que hace las cosas sin que se lo digan (sabe cuando tiene que consultar y cuando no), el que crea cosas,… es decir personas con iniciativa, proactivas,… que piensan “fuera de la caja”.

Este es el tipo de perfil que hace que las empresas sean ágiles y vayan por delante del mercado. Son las personas que toda empresa quiere.

Os dejo el video de la entrevista. Es corto y con unas cuantas cosas interesantes.

Ver video

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Desde hace un tiempo estoy dándole vueltas a cómo optimizar el tiempo para estar al día y que esto no suponga pasar horas y horas leyendo.

Existen personas (content curators) que nos facilitan el consumo de información. Escanean la web en busca del mejor contenido, para posteriormente agruparlo y difundirlo. Lo ideal es que hubiese uno por cada tema que nos interese, pero la realidad es que no hay muchos y todavía no tienen tanta reputación como para que confiemos en que nos hacen llegar la mejor información.

Por este motivo no nos queda otra que tratar de seleccionar las mejores fuentes de información y organizarnos para que la lectura de estos post no nos consuma demasiado tiempo.

Hace unas semanas estábamos hablando de este tema, de cómo se organizaba cada uno y Álvaro Gutiérrez de Cabiedes se ofreció a hacer una infografía de como lo hacía yo (muchas gracias Álvaro) Os recomiendo que le sigáis en Twitter y en su blog. Hace unas reflexiones muy interesantes sobre marketing y comunicación, y como veréis en la infografía también diseña fenomenal.

La infografía muestra como me organizo yo, no quiere decir que sea la mejor forma. Cada persona debe buscar la forma que mejor le funcione, la que mejor se adapte a sus necesidades.

Espero que os guste, que os animéis a contar como os organizáis vosotros en los comentarios del post.

Haciendo clic en  este link, os podéis
bajar la infografía en formato PDF interactivo.

Cómo optimizar tu tiempo en Social Media - tristanelosegui.com

Haciendo clic en  este link, os podéis
bajar la infografía en formato PDF interactivo.

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Como nos ocurre a muchos, estoy suscrito a muchos blogs y sigo a mucha gente en Twitter y Facebook. Además la gente tiene la “mala costumbre” de lanzar blogs muy interesantes, por lo que con cierta frecuencia me suscribo a nuevos blogs.

El resultado, es que esta mañana al ir a organizar mi Google Reader, me he encontrado que estaba suscrito a unos 100 blogs y sigo los elementos compartidos de 75 personas. Me imagino que muchos de vosotros tendréis muchos más, pero yo soy de esos tipos cuadriculados, que todos (casi todos) los días deja a 0 su lector de feeds (sin usar la opción “marcar todos como leídos” ).

Como consecuencia de esto, mi forma de leer los feeds es:

1. 1º Escaneo los títulos.
2. 2º Leo en diagonal el post que me ha interesado, y:
   • Si no tengo tiempo (la mayoría de las veces): y si realmente tiene buena pinta me lo envío por email para luego leerlo con tranquilidad. No uso ReaditLater o InstantPaper, porque me da la sensación que sería un saco sin fondo que nunca leería.
   • Si tengo tiempo lo leo desde el dispositivo que sea (PC, iPhone o iPad).

Pero inevitablemente seguro que me pierdo un montón de cosas interesantes. Llevo varias semanas pensando en que tengo que reorganizar mi Google Reader y pensar en una forma de leer menos y mejor (a menos post, más tiempo, y como consecuencia lectura de mayor calidad).

Así que he tomado las siguientes decisiones:

• He reducido mis suscripciones a 75 blogs y sigo los elementos compartidos de 66 personas.
• He organizado mis carpetas de Google Reader, y he creado una “Básicos” con 26 blogs, que es la que leeré todos los días. El resto, si puedo bien, sino usaré el botón mágico de “marcar todos como leídos”.

Por supuesto que tanto las suscripciones totales, pero especialmente los blogs de la carpeta básicos, irán cambiando en función de lo que me aporten (ya sabéis señal vs. ruido). Por lo que saldrán/entrarán a esta carpeta o a mi Google Reader.

Os dejo el enlace al RSS de esta carpeta por si queréis añadir a vuestro Google Reader y el listado, por si preferís elegir sólo algunos:

Por orden alfabético

¡¡Espero que os sea útil!!

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Tal y cómo nos tienen acostumbrados desde TED.com, mantienen un nivelazo de charlas en sus eventos.

En esta ocasión es Dan Pink quien nos inspira con su charla sobre la motivación. Mediante el “caso de la vela”, un experimento que se realizó a dos grupos (a uno se le ofrecía recompensa por completarlo con éxito y a otro no), nos va dando sus argumentos para defender una forma diferente de motivar.

El planteamiento “del palo y la zanahoria” cómo forma de motivar es una estrategia muy común tanto en las empresas, como en las casas. Dan Pink defiende que está más que probado que muchas veces no sólo no funciona bien, sino que en ocasiones es perjudicial. Pone especial énfasis, en lo separados que están los conocimientos científicos (que prueban esta teoría) y las estrategias de las empresas.

Las recompensas pueden funcionar para tareas sencillas (promociones publicitarias, etc.), pero para los grandes problemas que nos podemos encontrar en el día a día no sirven. Es un hecho probado
¿Tener un bonus de X mil euros hace que soluciones más fácilmente un problema al que no encuentras solución? Te ayuda a estar más horas, más contendo, pero no te da la solución.

Dan defiende un nuevo planteamiento para motivar: hacer las cosas, porque importan. Porque tienen una consecuencia sobre algo que te importa. Este planteamiento se basa en tres cosas:

1. Autonomy: la necesidad de dirigir nuestras vidas.
2. Mastery: las ganas de hacer cada vez mejor, algo que nos importa.
3. Purpose: la motivación para hacer algo que es “más grande que nosotros”, por una causa que está “por encima nuestro”.

No os cuento más. Ved el vídeo para comprender mejor la idea y, de paso, reiros un rato (el vídeo es bastante divertido).

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Acabo de ver un vídeo que realmente me ha inspirado, que me ha “empujado” a escribir,… y con la cantidad de vídeos, post, etc. que leemos ya sabéis que no es algo muy común ¿verdad?

El post no está relacionado con la temática del blog, pero no he podido evitar escribir sobre ello. Es algo aplicable a nuestro día a día, y porque no al marketing online.

El vídeo es del programa TED y en el Richard St. John nos habla de lo que es necesario para alcanzar el éxito. “Success is a continuous journey”.

Ya sabéis que alcanzar el éxito casi nunca consiste en ser el número 1 del sector, ser famoso, ganar más que nadie, etc. etc. Para mí el éxito se compone de los pequeños logros que vamos consiguiendo día a día.

Para mí el éxito se compone de los pequeños logros que vamos consiguiendo día a día.

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En el vídeo Richard St. John nos cuenta la historia de cómo el alcanzó el éxito, se empezó a centrar más en el dinero que en su trabajo, y como esto le hizo dejar de hacer lo necesario para mantenerse allí.

Las fases del proceso continuo hacia el éxito que nos propone son:

1. Pasión
2. Trabajo
3. Enfoque
4. Empuje
5. Ideas
6. Mejora continua
7. Vocación de servicio
8. Insistir

Creo que todos deberíamos tener este esquema como fondo de escritorio o en algún sitio bien visible. De esta forma tendríamos un recordatorio constante de que si queremos que las cosas nos vayan bien, no debemos “flaquear”.

El éxito es un proceso continuo - Richard St. John

¡Espero que os haya gustado! ¡Espero vuestros comentarios!

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Antes de nada gracias a todos por vuestra participación en el blog. Ya empezamos a tener volumen de respuestas en la encuesta “Tú decides”, en la que me estáis sugiriendo los temas que más os interesan. Así que me aplico el cuento, y empiezo por uno de los temas que más votos tiene: “Métodos de trabajo: consejos, recursos, etc.”.

Pues bien, antes de empezar con el marketing online puro y duro, empecemos por un consejo sobre lo más básico: la planificación diaria.

Parece exagerado, pero un bolígrafo, un cuaderno y una hoja de Excel fueron mi mejor descubrimiento en términos de planificación diaria del trabajo. Como pasa con muchas cosas: las ideas más simples son las que mejor funcionan.

En una época de miles de tareas urgentes, con menos experiencia, jornadas interminables, etc. (las típicas en las que piensas: “esto no puede ir a peor”, y siempre va a peor!), me encontré con un buen consejo y un libro básico para cualquiera de nosotros: “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen R. Covey.

Mis principales aprendizajes fueron:

• Consejo – “Apertura y Cierre del día”:
  • Durante el día apunta en tu cuaderno las tareas que vayan surgiendo, proyectos, ideas de tus jefes, etc.
  • “Cierre del día”: lleva lo apuntado en tu cuaderno a una hoja de Excel, ordénalo por prioridades y decide que cosas vas a hacer al día siguiente y si es posible cuando (agenda). Es importante que dejes margen para imprevistos. Sino te encontrarás con qué la misma tarea se mantiene día tras día. Este Excel deberá tener los campos que tu necesites, pero como inicio aquí tienes mi sugerencia: nº tarea, tarea, descripción, próximos pasos, responsable, fecha inicio y fecha fin, estado.
  • “Apertura del día”: revisa y actualiza la lista.

  Lo importante es que conviertas esto en un hábito. Verás como día a día te va aportando tranquilidad y control sobre tu trabajo. Dos de los pilares del trabajo bien hecho.

• Libro: “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen R. Covey: me imagino que muchos lo habréis leído, pero sino es así, mi recomendación es clara: pulsa aquí para comprarlo. Este libro, escrito por alguien que de verdad sabe de esto, es una ayuda para ayudarte a coger los hábitos necesarios para organizar tu día a día y además de enfocarlo en la dirección que quieres. En definitiva, te enseña la mejor manera de tomar el control sobre tu trabajo.
  Os paso un extracto de los 7 hábitos para abrir apetito (textos sacados de www.stephencovey.com):

  Habit 1: Be Proactive is about taking responsibility for your life. …Proactive people recognize that they are “response-able.” They don’t blame genetics, circumstances, conditions, or conditioning for their behaviour. They know they choose their behaviour….

  Habit 2: Begin with the End in Mind.

  Habit 3: Put First Things First So live a more balanced existence, you have to recognize that not doing everything that comes along is okay. There’s no need to overextend yourself. All it takes is realizing that it’s all right to say no when necessary and then focus on your highest priorities.

  Habit 4: Think Win-Win Think Win-Win isn’t about being nice, nor is it a quick-fix technique. It is a character-based code for human interaction and collaboration.

  Habit 5: Seek First to Understand, Then to Be Understood. …Communication is the most important skill in life. You spend years learning how to read and write, and years learning how to speak. but what about listening? What training have you had that enables you to listen so you really, deeply understand another human being? Probably none, right?

  Habit 6: Synergize So put it simply, synergy means “two heads are better than one.”

  Habit 7: Sharpen the Saw: Sharpen the Saw means preserving and enhancing the greatest asset you have–you. It means having a balanced program for self-renewal in the four areas of your life: physical, social/emotional, mental, and spiritual.

  ¿Qué herramientas básicas utilizas tú? ¿Qué otras cosas haces para organizarte?

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